Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Warna Cell di Ms Excel

Saat ada data yang belum masuk ke dalam rekapan biasanya kita memberikan keterangan atau catatan mengenai data tersebut sekaligus memberikan warna pada sel yang kita anggap masih bermasalah. Catatan atau keterangan bisa kita berikan melalui kolom keterangan ataupun dengan menggunakan fasilitas komentar yang disediakan di microsoft excel. Adapun sel yang belum jelas statusnya kita kasih warna merah atau kuning dengan pemberian warna secara manual maupun melalui penggunaan fasilitas conditional formating. Sedangkan sel-sel yang sudah clear atau lengkap biasanya kita berikan warna hijau atau biru. Selanjutnya untuk mempermudah pekerjaan, sel-sel bermasalah maupun sel yang telah jelas statusnya yang telah diwarnai tersebut sebaiknya kita kelompokkan terlebih dahulu sehingga nantinya akan mempermudah kita dalam melakukan pengecekan item yang belum jelas atau masih memiliki kekurangan.

Untuk mengelompokkan data berdasarkan sel yang telah diwarnai tersebut kita dapat menggunakan fasilitas sortir otomatis yang disediakan oleh microsoft excel sehingga kita tidak perlu susah-suah melakukannya satu persatu. Berikut contoh tutorial untuk melakukan pengurutan data tersebut.

Cara Mudah Mengurutkan Data Berdasarkan Warna Cell

Cara ini mirip dengan penyortiran data excel berdasarkan nilai. Cara ini berguna jika tabel yang anda buat merupakan tabel sederhana dan tidak diberikan nomor urut.

1. Blok sel data pada kolom yang memiliki warna.


2. Klik kanan pada salah satu sel yang menjadi acuan untuk pengurutan data, misalkan pada cell yang memiliki warna latar merah jambu (pink).


3. Kemudian pilih item menu Sort


4. Selanjutnya pilih item Put Selected Cell Color On Top



5. Anda akan diberikan konfirmasi untuk mengembangkan area penyortiran, pilih Expand the selection agar kolom D (item) dan Kolom F (keterangan) ikut pindah sesuai dengan kolom E (Persediaan).


6. Lalu klik tombol Sort.


7. Data milik anda akan diurutkan dengan menempatkan cell persediaan yang memiliki warna pink pada bagian atas tabel.

Cara Mengurutkan dengan Urutan/ Order yang lebih Banyak

Pada bagian cara mudah pengurutan data di atas penyortiran atau pengurutan data hanya dilakukan berdasarkan warna dari format salah satu sel saja. Bagaimana jika ingin pengelompokkan lebih dari satu warna alias dengan banyak warna? Kita bisa memanfaatkan fasilitas Sort Dialog. Seperti halnya ktia melakukan penyortiran data berdasarkan dua kolom atau lebih di excel.

1. Pertama-tama blok semua area yang akan kita urutkan, pada contoh di atas mulai dari kolom item, persediaan, hingga keterangan.


2. Kemudian tampilkan Dialog sort dengan cara :
   
   
   • Klik kanan pada salah satu sel lalu pilih item menu Sort lalu pilih sub item Custom Sort, atau
   
   
   • Klik ribbon Home lalu klik tombol Sort & Filter yang ada di grup Editing lalu pilih Custom Sort, atau
   
   
   • Tekan tombol Keyboard ALT+H, lalu tekan huruf SU
   
   



3. Selanjutnya pada dialog Sort pilih kolom yang akan diurutkan, perhatikan bahwa ada tanda check pada item My data has headers berarti data kita memiliki judul kolom. Bila tanda tersebut tidak di cek berarti nama kolom yang akan ditampilkan adalah Kolom D, kolom E, Kolom F, dst.


4. Misalkan kita ingin membuat urutan kolom menjadi warna pink, merah, tanpa warna dan terakhir warna hijau. Selain itu dalam setiap blok warna juga diurutkan berdasarkan nama item.


5. Pada baris pertama gantikan isi kotak Column dengan Persediaan, pada kolom Sort On pilih item Cell Color lalu pada Order pilih warna Pink / merah jambu.


6. Selanjutnya klik tombol Add Level untuk menambahkan baris kedua.


7. Pada baris kedua gantikan isi kotak Column dengan Persediaan, pada kolom Sort On pilih item Cell Color lalu pada Order pilih warna Merah.


8. Lakukan kembali untuk baris ketiga, tetapi untuk kotak order dipilih No Cell Color, sehingga kotak warna hijau otomatis akan ditaruh / ditempatkan dibagian bawah tabel.


9. Terakhir buat baris untuk mengurutkan nama Item berdasarkan Abjad A ke Z (Ascending).


10. Klik tombol OK.


11. Data akan diurutkan berdasarkan warna dan nama item.

 

Tips Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Warna Cell di Microsoft Excel

• Seperti halnya pengurutan data berdasarkan nilai yang bisa secara ascending (menaik dari kecil ke besar atau dari a ke z) ataupun descending (menurun dari besar ke kecil atau dari z ke a), untuk pengurutan warna anda juga bisa memilih On Top atau On Bottom. Pada contoh di atas anda bisa memilih warna hijau dengan order On Bottom.


• Bila tabel yang anda miliki menggunakan nomor atau kolom yang harusnya tidak perlu ikut serta diurutkan maka anda harus menggunakan cara yang kedua agar pengurutan data dapat sesuai dengan yang anda inginkan


• Anda dapat aplikasikan sendiri pengurutan warna sel dengan pengurutan nilai sel seperti contoh di atas untuk aplikasi yang lain.


• Warna sel dalam contoh pengurutan di atas merupakan peggabungan pembuatan warna sel secara manual ataupun secara otomatis melalui conditional formatting.

 

Praktekkan Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Warna Cell di Microsoft Excel

Untuk melakukan praktek sortir sel berdasarkan warna sel seperti contoh di atas, terlebih dahulu download file contoh pengurutan data berdasarkan warna sel.