Cara Ambil dan Menghilangkan Huruf/Karakter dari Teks di Excel

Mengambil dan Menghapus sebagian teks di Microsoft Excel - Saat bekerja tidak jarang kita memiliki data yang “berlebihan”. Maksudnya, kita hanya ingin sebagian dari data tersebut yang akan kita pakai sedangkan sisa yang lainnya di buang. Misalkan kita memiliki kolom yang berisi tempat dan tanggal lahir, data yang kita inginkan hanya tempat lahir saja, atau mungkin tanggal lahir saja. Bila data hanya berisi satu atau dua tentu tidak menjadi masalah. Problem timbul ketika bagian data yang harus dibuang ternyata ada puluhan, ratusan atau mungkin ribuan. Pada kesempatan yang lalu saya telah memberitahukan bagaimana cara mengambil sebagian teks dari microsoft excel. Ilmu tersebut sangat berguna dan menjadi dasar untuk postingan kali ini. Hal yang paling dasar adalah sebelum memulai menghilangkan huruf/karakter teks, anda harus benar-benar mengenal format data yang anda miliki.

 

1. Hanya mengambil karakter/huruf pada awal data.

Untuk mengambil beberapa karakter/huruf pada awal teks dan membuang sisa teks (bagian tengah dan akhir) kita bisa menggunakan fungsi LEFT() seperti contoh berikut ini :

Mengambil beberapa huruf awal dari teks

Pada contoh tersebut kita menggunakan rumus =LEFT(A2,5). Maksudnya kita mengambil teks yang ada di sel A2 sebanyak 5 karakter dari kiri. Perhatikan untuk nama dea. Lima karakter dari kiri teks A5 tersebut adalah huruf “d”, “e”, “a”, spasi, dan tanda kurung buka “(“.

Lantas bagaimana jika kita ingin hanya nama depan saja (misal dea)? Maka anda perlu mempelajari dan memperhatikan format data milik anda dengan seksama. Pada contoh tersebut setiap nama tengah ditandai dengan kurung buka. Jadi kita bisa menggunakan karakter “(“ tersebut sebagai batas nama depan.

Mengambil beberapa huruf awal teks dengan lebih kompleks

Perhatikan pada gambar diatas, kita menggunakan rumus =TRIM(LEFT(A2,SEARCH("(",A2,1)-1)).
Maksud dari SEARCH("(",A2,1)-1 adalah meminta excel menemukan posisi karakter “(“ yang ada di teks pada sel A2. Selanjutnya posisi tersebut dikurangi dengan 1. Adapun fungsi TRIM() digunakan untuk membuang karakter spasi atau tab yang ada di teks.

2. Hanya mengambil karakter/huruf pada akhir teks

Untuk mengambil karakter dari belakang atau dari kanan teks kita bisa menggunakan fungsi RIGHT(). Fungsi ini kebalikan dari fungsi LEFT().

Mengambil beberapa huruf akhir dari teks

Pada gambar diatas terlihat kita menggunakan rumus RIGHT(A2,5) untuk mengambil 5 karakter dari belakang / kanan teks. Seperti halnya pada pengambilan karakter dari kiri/depan, fungsi RIGHT() akan mengambil dari kanan. Meskipun demikian, hasil yang diberikan terkadang tidak memberikan hasil yang kita inginkan. Karena untuk bisma, chicha, dan eddy nama belakang yang dihasilkan tidaklah sesuai dengan yang diharapkan. Kita perlu memodifikasi seperti fungsi LEFT() diatas agar semua nama belakang dapat ditampilkan.

Mengambil beberapa huruf akhir teks dengan lebih kompleks

Pada gambar diatas kita menggunakan rumus =TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(")",A2,1))). Fungsi LEN(A2) akan memberikan panjang karakter yang ada di sel A2. Adapun SEARCH(")",A2,1) akan mencari posisi dari karakter kurung tutup “)”. Jadi secara logika, panjang karakter yang diminta adalah mulai dari kanan teks sebanyak panjang teks dikurangi dengan posisi kurung tutup. Selanjutnya fungsi TRIM() akan memastikan spasi dan karakter tab dibuang dari teks yang dihasilkan.

3. Hanya mengambil karakter/huruf ditengah sel teks

Pengambilan karakter atau huruf yang berada ditengah teks sangat penting. Biasanya digunakan untuk mengambil sebagian kode yang memiliki arti tertentu. Misalkan kita memiliki Nomor Induk Mahasiswa 2014360278 dimana 2014 adalah tahun masuk, 36 adalah kode program studi dan 0278 adalah nomor urut. Untuk mengambil kode program studi maka anda perlu bantuan fungsi MID(). Formula yang bisa digunakan adalah =MID(“2014360278”, 5,2) atau jika nilai tersebut terletak pada sel A2 maka rumus excel yang bisa kita pakai adalah =MID( A2, 5,2). Artinya, ambil teks sebanyak dua karakter atau dua huruf dengan posisi dimulai dari karakter yang ke lima. Bila di excel dapat dilihat seperti gambar berikut :

Mengambil beberapa huruf ditengah-tengah teks

Lantas bagaimana jika ternyata posisi karakter tidak selalu sama? Hal ini sering terjadi di kehidupan nyata. Kadangkala kita menghadapi persoalan bahwa posisi karakter yang kita ambil tidak selalu sama. Untuk mengatasi hal tersebut kita perlu ada tanda karakter atau kejelian khusus pengamatan anda terhadap daftar kode yang ada. Sebagai contoh, misalkan kita ingin mengambil nama tengah yang diapit oleh tanda kurung buka dan kurung tutup seperti yang terdapat pada contoh-contoh sebelumnya. Formula excel yang bisa kita gunakan adalah =MID(A2,SEARCH("(",A2)+1,SEARCH(")",A2)-SEARCH("(",A2)-1).

Mengambil beberapa huruf ditengah-tengah teks dengan cara yang lebih kompleks

Perhatikan. Ada dua bagian penting pada rumus diatas: SEARCH("(",A2)+1 dan SEARCH(")",A2)-SEARCH("(",A2)-1.

SEARCH("(",A2) menunjukkan posisi karakter kurung buka, +1 artinya karakter setelahnya.

SEARCH(")",A2)-SEARCH("(",A2)-1 menunjukkan panjang karakter / huruf yang akan diambil. Dimana SEARCH(")",A2) adalah posisi kurung tutup, dikurang SEARCH("(",A2) atau kurung buka, lalu dikurangi lagi dengan satu (karena dimulai setelah kurung buka).

Amati dengan seksama. Posisi kurung buka dan kurung tutup pada daftar nama tersebut berbeda-beda, tetapi nama tengah yang diambil selalu benar.

4. Menghilangkan karakter/huruf ditengah sel teks

Untuk menghilangkan huruf atau karakter ditengah teks kita bisa menggabungkan fungsi LEFT() dan RIGHT(). Lihat bagaimana semua nama tengah yang ada pada daftar nama “dihilangkan” dengan gabungan kedua fungsi tersebut.

Salah satu cara menghilangkan beberapa huruf ditengah-tengah teks

Lihat gambar diatas. Rumus yang digunakan adalah =TRIM(LEFT(A2,SEARCH("(",A2,1)-1))&" "&TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(")",A2,1))). Bila kita memecahnya maka akan ada 3 bagian penting pada rumus tersebut.

TRIM(LEFT(A2,SEARCH("(",A2,1)-1)) adalah mengambil nama depan, seperti yang ada pada bagian pertama tadi (mengambil dari kiri).

TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(")",A2,1))) adalah mengambil nama belakang, seperti yang ada pada bagian kedua (mengambil teks dari kanan).

&” “& adalah tambahan spasi. Untuk menggabung teks kita perlu menggunakan operator &. Sedangkan untuk teks kita harus mengapitnya dengan menggunakan tanda petik dua. Coba saja anda ubah rumus tersebut menjadi &”---“&, perhatikan apa yang terjadi.


 

Tips Mengambil dan Menghilangkan Huruf/Karakter dari Teks di Excel

• Fungsi LEFT(), RIGHT() dan MID() adalah fungsi pengolahan teks yang sering digabung dengan fungsi TRIM() dan operator & maupun fungsi lainnya
  


• Perlu kejelian dan aturan yang jelas dan anda pahami dalam mengekstrak data/kode dari teks yang anda miliki. Pengalaman akan semakin mempermudah anda dalam melakukannya


• Jika anda hanya butuh nilainya saja (value) maka lakukan saja Paste Values dari hasil rumus excel yang anda gunakan.