Skip to main content

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word (Step-by-step)

Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah penerima atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar undangan di mail merge mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.


  1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.

  2. Kemudian klik ribbon Mailings

  3. Lalu klik tombol Start Mail Merge


  4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard


    5. Gambar: Memulai mail merge di microsoft Word



  5. Selanjutnya pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge


  6. Pilih opsi Letter, karena kita akan mengirim surat.

  7. Lalu klik Next: Starting Document



    8. Gambar: Memilih jenis dokumen mail merge di microsoft Word



  8. Selanjutnya pilih Use Current Document, karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.


  9. Lalu klik Next: Select Recepients




    10. Gambar: Memilih Surat yang akan digunakan dalam mail merge di microsoft Word





  10. Pilih item Type a New List untuk membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat


  11. Lalu klik Create




    12. Gambar: Membuat daftar penerima undangan / tujuan di mail merge microsoft Word



  12. Pada dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan surat.

    • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom


    • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan yang baru


    • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima undangan


    • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan





  13. Setelah selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK



    14. Gambar: Memasukkan data penerima undangan mail merge di microsoft Word





  14. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi

  15. Simpan data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder tempat anda biasa menyimpan dokumen




    16. Gambar: Menyimpan data undangan mail merge di microsoft Word




  16. Bila ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan

  17. Selanjutnya klik tombol OK




    18. Gambar: Memilih record data yang digunakan mail merge di microsoft Word



  18. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita

    • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth


    • Klik ribbon mailings


    • Klik tombol Insert Merge Field


    • Pilih item Company Name







    19. Gambar: Menyisipkan field yang digunakan dalam mail merge di microsoft Word




  19. Letakkan kursor di baris dibawahnya,


  20. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City




    21. Gambar: Menggunakan field yang dibutuhkan dalam mail merge di microsoft Word




  21. Bila tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter



    22. Gambar: Melanjutkan dengan preview surat mail merge di microsoft Word





  22. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.

  23. Klik tombol Exclude this recipient bila ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang


  24. Selanjutnya klik Next : Complete the merge



    25. Gambar: Melakukan preview surat mail merge di microsoft Word




  25. Menyelesaikan proses mail merge:


    • Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge langsung ke printer, atau

    • Klik tombol Edit Individual Letters untuk membuat sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan / tujuan surat





    26. Gambar: Memilih destinasi surat mail merge di microsoft Word




  26. Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.

    • Pilih All untuk mencetak semua record

    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan

    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak

    • Lalu klik tombol OK




  27. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda


    28. Gambar: Memilih record data yang akan digunakan dalam mail merge ke dokumen baru di microsoft Word





  28. Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.

    • Pilih All untuk mencetak semua record

    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan

    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak

    • Lalu klik tombol OK




    29. Gambar: Memilih record data mail merge yang akan dicetak




  29. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen

  30. Lalu klik tombol OK




Gambar: Mencetak dokumen surat mail merge di microsoft Word




Tips Cara Membuat Mail Merge (Step-by-step)


Proses pembuatan mail merge termasuk yang cukup rumit. tetapi dengan mencoba, berlatih dan berusaha anda akan dapat membuatnya sendiri tanpa perlu melihat panduan lagi.
Labels:

Comments

Post a Comment

Populer minggu ini

Cara Membuat Teks Berada Ditengah-Tengah Tabel Ms Word 2010

Tabel di microsoft word sering digunakan berbagai keperluan. Pengaturan tampilan tabel memiliki dan bahkan dapat mempengaruhi daya tarik dan kemudahan pembaca untuk melihat isi tabel lebih jauh. Salah satu pengaturan teks yang paling sering digunakan adalah meletakkan teks atau tulisan agar berada ditengah-tengah sel tabel. Ada dua macam align teks yang bisa dibuat untuk berada ditengah-tengah, yakni vertical alignment dan horizontal alignment. Berikut ini cara untuk membuat ketikan teks anda berada ditengah-tengah sel tabel di microsoft word baik horizontal maupun vertikal : Pertama-tama pilih sel yang teks didalamnya akan dibuat menjadi ditengah-tengah Kemudian klik tab Layout Lalu pada grup Alignment klik tombol Align Center Teks / tulisan selanjutnya akan berada ditengah-tengah sel   Tips Cara Membuat Teks Berada Ditengah-Tengah Tabel Microsoft Word Anda juga bisa memilih teks agar berada di tengah secara vertikal tetapi rata kiri secara horizontal ( Align Center Left ) at
7 comments
Baca selengkapnya »

Cara Mencetak Halaman dari Belakang (Terakhir) ke Depan (Awal)

Bila anda mencetak dokumen, tentunya lebih bagus jika setelah proses pencetakan / print selesai dokumen tersebut telah siap di jilid, tanpa perlu mengatur atau menyusun ulang kertas hasil print karena halaman awal ada di belakang sedangkan halaman akhir ada di depan. Sebenarnya ada beberapa printer yang telah mendukung pencetakan dimana halaman pertama yang dicetak akan berada pada tumpukan paling depan / teratas dari tumpukan dokumen hasil cetakan. Tapi jangan berkecil hati, bila printer anda tidak bisa melakukan itu, anda masih bisa melakukannya secara software / manual. Microsoft Word menyediakan fasilitas Reverse Order untuk melakukan pencetakan dimulai dengan halaman terakhir lebih dulu baru setelahnya ke halaman yang lebih depan. Untuk mencetak dengan reverse order di Microsoft Word anda bisa menggunakan langkah berikut. Munculkan dialog Print dengan jalan Klik Office button , lalu Sorot item Print . Selanjutnya klik item Print . Untuk singkatnya anda bisa menekan tombol CTRL+P
Post a Comment
Baca selengkapnya »

Cara Membuat Tulisan Pangkat di Ms Excel

Di Microsoft Excel kita biasa menulis tanda pangkat seperti kuadrat (pangkat dua) atau kubik (pangkat tiga) dengan mengetikkan langsung angka 2 dan 3 di samping satuan yang digunakan, seperti M2 , atau M3 . Penulisan pangkat tersebut tentunya akan lebih sesuai dan lebih menarik untuk dilihat jika kita menggunakan superscript sehingga tulisan menjadi M 2 dan M 3 .   Pembuatan superscript di microsoft Word bisa dibilang lebih mudah untuk dilakukan daripada di microsoft excel. Membuat superscript di excel membutuhkan langkah yang lebih panjang untuk dilakukan. Untuk lebih jelasnya, lihat contoh pembuatan superscript di dalam sel microsoft excel berikut ini. Misalkan kita ingin membuat tulisan Km 2 di dalam sebuah sel microsoft excel Ketikan tulisan Km pada sebuah sel Lalu Klik kanan pada sel tersebut Kemudian pilih item Format Cells Pada dialog Format Cells , berikan tanda check pada item Superscript Klik tombol OK Selanjutnya ketik angka 2 Tekan tombol enter Sel telah terisi
18 comments
Baca selengkapnya »

Cara Ambil dan Menghilangkan Huruf/Karakter dari Teks di Excel

Mengambil dan Menghapus sebagian teks di Microsoft Excel - Saat bekerja tidak jarang kita memiliki data yang “berlebihan”. Maksudnya, kita hanya ingin sebagian dari data tersebut yang akan kita pakai sedangkan sisa yang lainnya di buang. Misalkan kita memiliki kolom yang berisi tempat dan tanggal lahir, data yang kita inginkan hanya tempat lahir saja, atau mungkin tanggal lahir saja. Bila data hanya berisi satu atau dua tentu tidak menjadi masalah. Problem timbul ketika bagian data yang harus dibuang ternyata ada puluhan, ratusan atau mungkin ribuan. Pada kesempatan yang lalu saya telah memberitahukan bagaimana cara mengambil sebagian teks dari microsoft excel. Ilmu tersebut sangat berguna dan menjadi dasar untuk postingan kali ini. Hal yang paling dasar adalah sebelum memulai menghilangkan huruf/karakter teks, anda harus benar-benar mengenal format data yang anda miliki.   1. Hanya mengambil karakter/huruf pada awal data. Untuk mengambil beberapa karakter/huruf pada awal teks dan mem
20 comments
Baca selengkapnya »

Cara Mengatur Penulisan Angka Desimal (Di Belakang Koma) Ms Excel

Pengaturan format angka atau bilangan di microsoft excel merupakan hal yang sering dilakukan saat kita membuat laporan keuangan, rangkuman hasil penelitian, rekapitulasi stock opname barang dan masih banyak lagi. Masing-masing pekerjaan tentu membutuhkan format penulisan angka yang belum tentu sama atau bahkan bisa saja berbeda antara satu dengan lainnya. Saat membuat laporan keuangan kita mungkin membutuhkan format desimal dengan dua angka di belakang koma, sementara untuk hasil penelitian (riset) mungkin kita membutuhkan 4 angka dibelakang koma. Oleh karena itu topik tulisan kali ini masih akan membahas tentang pengaturan format tampilan sel microsoft excel yang telah dibahas sebelumnya. Microsoft excel memberikan kemudahan bagi kita untuk mengatur tampilan teks/tulisan dari data yang kita miliki melalui dialog Format Cells. Dari data yang sama, kita bisa menampilkannya dalam berbagai bentuk format termasuk untuk tampilan angka desimal (dibelakang koma). Bila kita memiliki data yang
16 comments
Baca selengkapnya »