Skip to main content

Cara Memperkecil Ukuran File Microsoft Word

File Microsoft Word berukuran besar tentu saja akan lebih banyak memakan
tempat di Harddisk, tetapi bukan itu yang menjadi masalah utama karena
kapasitas harddisk sekarang sudah relatif lebih besar. Yang menjadi
pokok persoalan terpenting adalah file berukuran besar dapat membuat
performa atau kinerja kita bisa menurun karena Microsoft Word akan
membutuhkan waktu yang relatif lebih lama ketika melakukan penyimpanan
dokumen, terlebih lagi jika kita menggunakan fasilitas auto saving. Ada
beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk mengurangi ukuran file Microsoft Word.




Gambar: Cara memperkecil file dokumen Microsoft Word 2007





1. Gunakan Link gambar


Ukuran gambar biasanya merupakan faktor penyebab besarnya ukuran file
Microsoft Word. Jika gambar yang anda sisipkan berasal dari file gambar
eksternal dengan format tertentu (misal jpg, gif, atau yang lainnya),
maka ketika menyisipkan gambar ke dalam dokumen sebaiknya anda memilih
mode link penyisipan gambar. Sehingga data file gambar tidak disimpan
dalam file dokumen microsoft word. Kelemahan cara ini adalah ketika anda
menyalin atau memindahkan (copy atau moving) file Microsoft Word, maka
anda juga harus melakukan hal yang sama untuk file gambar yang di link
ke dalam dokumen.




2. Compress Gambar dalam Dokumen.


Bila anda tidak melakukan link terhadap gambar atau image, maka anda
bisa mempertimbangkan melakukan kompresi terhadap file gambar. Dengan
melakukan kompresi terhadap gambar (picture) tentu saja akan memperkecil
ukuran gambar dan pada akhirnya akan membantu mengurangi ukuran file
Microsoft Word.




3. Mengatur Embedded Font.


Jika anda menggunakan font khusus yang tidak dimiliki oleh semua
komputer maka anda dapat menambahkan atau mengikutsertakan font tersebut
dalam file dokumen Microsoft Word agar semua orang yang membaca dokumen
tersebut dapat tetap melihat karakter atau tulisan yang menggunakan
font khusus tersebut. Bila anda menggunakan “embedded font” dan ingin
mengurangi ukuran file dokumen word anda, maka anda dapat melakukannya
dengan cara hanya menambahkan karakter-karakter font yang dipakai dalam
dokumen.



4. Standarisasi Penggunaan Bullet.


Bullet yang anda gunakan umumnya berasal dari bullet standar yang
disediakan microsoft word. Penambahan ukuran file dokumen bisa terjadi
karena penggunaan bullet jika anda melakukan copy+paste dari web site
yang menggunakan picture bullet. Microsoft Word memiliki kemampuan untuk
menyimpan format yang ada dari website ke dalam format Microsoft Word.
Tentu saja dengan memasukkan gambar bullet ke dalam file Microsoft Word.
Jika anda melakukan copy+paste berulang kali, maka ukuran file akan
semakin membengkak. Meskipun gambar bullet terlihat sama, Microsoft Word
akan menyimpan bullet picture karena dianggap gambarnya berbeda. Untuk
mengatasinya, anda dapat menggunakan style atau hanya menggunakan “plain
text” saat copy+paste.



5. Gunakan Gambar Tampilan dari Object Embedding


Gunakan gambar sebagai pengganti tampilan object Embedding. Maksudnya
adalah bila anda menggunakan object embedding seperti chart atau tabel
dari Microsoft Excel, Diagram menggunakan Microsoft Visio, Gambar
CorelDraw, dan lain sebagainya, maka gantilah tampilan object tersebut
menjadi bentuk gambar, dan lebih baik lagi, bila gambar tadi anda
kompresi seperti halnya langkah nomor 2. :D




  • Ukuran file dokumen Microsoft Word yang bisa dikurangi terbesar
    umumnya berasal dari optimalisasi penggunaan gambar dan konversi object
    ke gambar.

  • Bila anda menggunakan link gambar (lihat langkah 1), maka bila anda
    melakukan penyalinan file dokumen (.docx) anda juga harus menyertakan
    file gambar yang digunakan.

  • Bila melakukan kompresi gambar anda harus menyesuaikan dengan target
    akhir dokumen, apakah untuk pencetakan (print) atau untuk publikasi
    web.

Labels:

Comments

Post a Comment

Populer minggu ini

Cara Membuat Tulisan Pangkat di Ms Excel

Di Microsoft Excel kita biasa menulis tanda pangkat seperti kuadrat (pangkat dua) atau kubik (pangkat tiga) dengan mengetikkan langsung angka 2 dan 3 di samping satuan yang digunakan, seperti M2 , atau M3 . Penulisan pangkat tersebut tentunya akan lebih sesuai dan lebih menarik untuk dilihat jika kita menggunakan superscript sehingga tulisan menjadi M 2 dan M 3 .   Pembuatan superscript di microsoft Word bisa dibilang lebih mudah untuk dilakukan daripada di microsoft excel. Membuat superscript di excel membutuhkan langkah yang lebih panjang untuk dilakukan. Untuk lebih jelasnya, lihat contoh pembuatan superscript di dalam sel microsoft excel berikut ini. Misalkan kita ingin membuat tulisan Km 2 di dalam sebuah sel microsoft excel Ketikan tulisan Km pada sebuah sel Lalu Klik kanan pada sel tersebut Kemudian pilih item Format Cells Pada dialog Format Cells , berikan tanda check pada item Superscript Klik tombol OK Selanjutnya ketik angka 2 Tekan tombol enter Sel telah ter...
18 comments
Baca selengkapnya »

Cara Ambil dan Menghilangkan Huruf/Karakter dari Teks di Excel

Mengambil dan Menghapus sebagian teks di Microsoft Excel - Saat bekerja tidak jarang kita memiliki data yang “berlebihan”. Maksudnya, kita hanya ingin sebagian dari data tersebut yang akan kita pakai sedangkan sisa yang lainnya di buang. Misalkan kita memiliki kolom yang berisi tempat dan tanggal lahir, data yang kita inginkan hanya tempat lahir saja, atau mungkin tanggal lahir saja. Bila data hanya berisi satu atau dua tentu tidak menjadi masalah. Problem timbul ketika bagian data yang harus dibuang ternyata ada puluhan, ratusan atau mungkin ribuan. Pada kesempatan yang lalu saya telah memberitahukan bagaimana cara mengambil sebagian teks dari microsoft excel. Ilmu tersebut sangat berguna dan menjadi dasar untuk postingan kali ini. Hal yang paling dasar adalah sebelum memulai menghilangkan huruf/karakter teks, anda harus benar-benar mengenal format data yang anda miliki.   1. Hanya mengambil karakter/huruf pada awal data. Untuk mengambil beberapa karakter/huruf pada awal teks dan...
20 comments
Baca selengkapnya »

Cara Mencetak Halaman dari Belakang (Terakhir) ke Depan (Awal)

Bila anda mencetak dokumen, tentunya lebih bagus jika setelah proses pencetakan / print selesai dokumen tersebut telah siap di jilid, tanpa perlu mengatur atau menyusun ulang kertas hasil print karena halaman awal ada di belakang sedangkan halaman akhir ada di depan. Sebenarnya ada beberapa printer yang telah mendukung pencetakan dimana halaman pertama yang dicetak akan berada pada tumpukan paling depan / teratas dari tumpukan dokumen hasil cetakan. Tapi jangan berkecil hati, bila printer anda tidak bisa melakukan itu, anda masih bisa melakukannya secara software / manual. Microsoft Word menyediakan fasilitas Reverse Order untuk melakukan pencetakan dimulai dengan halaman terakhir lebih dulu baru setelahnya ke halaman yang lebih depan. Untuk mencetak dengan reverse order di Microsoft Word anda bisa menggunakan langkah berikut. Munculkan dialog Print dengan jalan Klik Office button , lalu Sorot item Print . Selanjutnya klik item Print . Untuk singkatnya anda bisa menekan tombol CTRL+P ...
Post a Comment
Baca selengkapnya »

Cara Mudah Copy (Duplikasi) Objek/Shape Ms Word Agar Sejajar Vertikal/Horizontal

Saat membuat struktur organisasi atau diagram kadang kita menggunakan garis atau kotak yang ukurannya sama. Bila kita menggunakan cara copy+paste , memang objek hasil duplikasinya akan sama, tetapi kita harus mengatur kembali posisinya dan kadang menjadi tidak sejajar. atau bahkan kita harus mengatur menggunakan alignment untuk object yang baru tersebut. Tentu hal ini akan memperlambat kita dalam mengatur atau mengedit dokumen microsoft word . Ada cara untuk membuat agar objek atau shape (baik berupa garis, kotak, lingkaran, atau gambar) yang hasil duplikatnya bisa sejajar. Berikut langkah yang dapat anda gunakan. Pilih objek atau shape yang akan dibuat duplikatnya, misalkan garis, kotak dan lain sebagainya. Langkah selanjutnya adalah tekan tombol CTRL+SHIFT lalu tahan kedua tombol tersebut Kemudian klik objek/shape yang telah anda pilih tadi lalu drag ke kiri atau ke kanan untuk membuat agar sejajar horizontal, atau bawa ke atas / ke bawah untuk membuat sejajar vertikal. Bila lepa...
Post a Comment
Baca selengkapnya »

Cara Membuat Teks Berada Ditengah-Tengah Tabel Ms Word 2010

Tabel di microsoft word sering digunakan berbagai keperluan. Pengaturan tampilan tabel memiliki dan bahkan dapat mempengaruhi daya tarik dan kemudahan pembaca untuk melihat isi tabel lebih jauh. Salah satu pengaturan teks yang paling sering digunakan adalah meletakkan teks atau tulisan agar berada ditengah-tengah sel tabel. Ada dua macam align teks yang bisa dibuat untuk berada ditengah-tengah, yakni vertical alignment dan horizontal alignment. Berikut ini cara untuk membuat ketikan teks anda berada ditengah-tengah sel tabel di microsoft word baik horizontal maupun vertikal : Pertama-tama pilih sel yang teks didalamnya akan dibuat menjadi ditengah-tengah Kemudian klik tab Layout Lalu pada grup Alignment klik tombol Align Center Teks / tulisan selanjutnya akan berada ditengah-tengah sel   Tips Cara Membuat Teks Berada Ditengah-Tengah Tabel Microsoft Word Anda juga bisa memilih teks agar berada di tengah secara vertikal tetapi rata kiri secara horizontal ( Align Center Left ...
7 comments
Baca selengkapnya »